IMPLEMENTACION:   
Este proyecto tiene como objetivo principal apoyar en la continuación exitosa de la implementación de su sistema Odoo, el cual se encuentra actualmente en uso en un ambiente de producción pero enfrenta desafíos significativos en diversas áreas operativas críticas. Nuestro enfoque se basará en seguir un plan de trabajo detallado, diseñado específicamente para abordar y resolver los problemas existentes, optimizar los procesos y garantizar que el sistema cumpla con lo mínimo indispensable para operar.


DETALLES :   
Es importante destacar que el alcance definido para las horas de desarrollo contratadas contempla una estimación sin conocer a detalle el proyecto. Sin embargo, situaciones como extensiones en el alcance de trabajo requerido, repeticiones de sesiones de capacitación o necesidades adicionales de desarrollo, parametrización, ajustes o configuraciones que surjan durante la implementación, podrían requerir tiempo adicional más allá de las horas inicialmente pactadas. En tales casos, se considerará necesario el acuerdo sobre un paquete de horas adicional para abordar estos requerimientos extendidos o adicionales, asegurando así la completa satisfacción y el éxito del proyecto.


EXPECTATIVAS

  • Implicación Activa en el Proyecto: Participación continua para asegurar que los objetivos se alineen y cumplan eficazmente.
  • Comprensión de Odoo: Esforzarse por entender la funcionalidad y lógica de Odoo, adaptando necesidades empresariales a sus soluciones estándar.
  • Flexibilidad en Procesos de Negocio: Disposición para adaptar procesos existentes a las mejores prácticas sugeridas por Odoo.
  • Desarrollo Mínimo Necesario: Enfocarse en personalizaciones esenciales, evitando complejidades innecesarias.
  • Entrenamiento de Usuarios: Compromiso con la capacitación para maximizar la adopción y eficiencia del sistema.
  • Migración Selectiva de Datos: Trasladar únicamente los datos que aporten valor al nuevo sistema.
  • Provisión de Información Precisa: Datos y detalles relevantes sobre procesos y necesidades empresariales.
  • Disponibilidad para Reuniones y Capacitaciones: Compromiso con la participación activa en sesiones planificadas.
  • Retroalimentación Oportuna: Respuestas y comentarios rápidos durante pruebas y fases de desarrollo.
  • Punto Único de Contacto (SPoC): Designación de un representante para decisiones y comunicaciones.


RECOMENDACIONES

  • Implementación Basada en la Metodología Odoo: Recomendamos firmemente seguir la metodología de implementación establecida por Odoo para todos los proyectos. Esta metodología ha sido diseñada específicamente para maximizar la eficiencia y efectividad de la implementación del sistema ERP, asegurando una transición suave y una adopción exitosa por parte del usuario final. La metodología incluye fases críticas:
      • Análisis de Necesidades: Esta fase inicial incluye talleres con los stakeholders clave para identificar los procesos actuales y las oportunidades de mejora. Es crucial para definir el alcance del proyecto, priorizar las funcionalidades y establecer expectativas claras.
      • POC (Prueba de Concepto): Antes de la configuración completa, recomendamos la creación de un POC para validar las principales funcionalidades que se alinean con los requisitos del negocio. Esto permite hacer ajustes tempranos y minimizar riesgos.
      • Configuración Iterativa: Implementaremos Odoo en ciclos cortos, con revisiones regulares para ajustar y validar las configuraciones. Este enfoque ágil permite incorporar feedback continuo y adaptar el sistema de manera efectiva.
      • Migración de Datos y Validación: Proceso en el cual se importan y validan los datos críticos (clientes, productos, proveedores, etc.) para asegurar la integridad y precisión de la información en el sistema.
      • Capacitación Continua: Durante todo el proceso, se realizarán sesiones de capacitación para los usuarios clave, asegurando que estén preparados para la operación diaria del sistema. También se proporcionará documentación específica para el negocio.
      • Soporte Post-Lanzamiento y Optimización: Una vez en producción, ofreceremos un soporte durante el período inicial para resolver cualquier problema emergente y optimizar la utilización del sistema. Además, se realizará una revisión completa al finalizar el primer mes de operación para identificar posibles áreas de mejora.
  • Adoptar Antes de Adaptar: Antes de proceder con cualquier personalización del sistema, es crucial explorar y adoptar las funcionalidades estándar de Odoo que puedan satisfacer las necesidades del negocio. Esta filosofía se basa en la premisa de que Odoo, como solución ERP integral, ofrece una amplia gama de módulos y funcionalidades que, en muchas ocasiones, pueden cumplir con los requisitos empresariales sin necesidad de desarrollos adicionales. Adoptar las soluciones estándar antes de considerar adaptaciones específicas no solo reduce el tiempo y los costos de implementación, sino que también facilita la actualización y el mantenimiento del sistema a largo plazo.
  • Priorizar la Comunicación Formal a través de Tickets: Para una gestión eficaz y un seguimiento detallado de todas las consultas, incidencias o solicitudes de soporte, recomendamos el uso prioritario del sistema de tickets en ves de mandar mensajes directos o llamadas telefónicas. Levantar un ticket asegura que cada solicitud sea adecuadamente registrada, asignada y resuelta, permitiendo además un análisis exhaustivo de las incidencias para mejorar continuamente el servicio. Este enfoque garantiza una comunicación más estructurada y eficiente, reduciendo los tiempos de respuesta y mejorando la resolución de problemas.


TIEMPO NO FACTURABLE

  • Reuniones Internas: Tiempo dedicado a reuniones internas de coordinación del equipo de proyecto, planificación y gestión interna que no involucran directamente al cliente.
  • Capacitación Interna: Sesiones de capacitación para el equipo de proyecto sobre nuevas tecnologías, metodologías o sobre el propio sistema Odoo que no están directamente relacionadas con el proyecto específico del cliente.
  • Tiempo de Aprendizaje Autodirigido: El tiempo que el personal técnico invierte en autoformación y actualización de sus habilidades sin que esté vinculado a necesidades específicas del proyecto en curso.
  • Desarrollo de Herramientas Internas: Creación o mejora de herramientas, scripts o procedimientos internos que, aunque puedan ser utilizados en múltiples proyectos, no se desarrollan específicamente para el proyecto del cliente.
  • Pausas y Tiempos de Descanso: Las pausas breves o tiempos de descanso del equipo de proyecto no son facturables al cliente.


SUPUESTOS

  • Disponibilidad de Información: Se asume que toda la información necesaria para el desarrollo del proyecto estará disponible de manera oportuna. Esto incluye requisitos específicos, registros de seguimiento, y las autorizaciones necesarias por parte del Área de Infraestructura. Se presupone que el set de información proporcionado contendrá los criterios de validación y autorización necesarios para la entrega y aprobación de los requerimientos.
  • Criterios de Autorización Definidos: Se espera que los criterios de autorización para la implementación estén completamente definidos y sean definitivos antes del inicio del proyecto. Estos criterios deben ser coherentes y válidos para la operación de la implementación, garantizando así una transición sin contratiempos.
  • Disponibilidad de Usuarios y Equipo de IT: Para la realización efectiva de los trabajos de implementación, validación y procesos, es crucial contar con la disponibilidad tanto de los usuarios finales como del equipo de IT del cliente o su proveedor de servicios.
  • Participación Activa del Cliente en la Capacitación: Se espera una participación activa del cliente en el proceso de capacitación. Esto incluye no solo asistir a las sesiones de formación sino también revisar el material audiovisual adicional proporcionado, como videos oficiales de Odoo, para asegurar una comprensión integral del sistema.
  • Exclusión de Cambios de Versión: La propuesta actual no contempla cambios de versión de software. Cualquier trabajo relacionado con actualizaciones o cambios de versión será considerado como un Control de Cambios y requerirá una aprobación explícita por parte del cliente.
  • Infraestructura del Proveedor: Se asume que la infraestructura necesaria para la implementación estará proporcionada por el(los) proveedor(es) involucrado(s), asegurando que todos los requisitos técnicos para el proyecto sean cumplidos.


CONDICIONES DE TRABAJO

  • Modalidad de Trabajo: Todos los trabajos relacionados con este proyecto se realizarán de manera virtual. No se incluyen visitas presenciales en el alcance de esta propuesta.
  • Usuario Odoo: Requerimos acceso a un usuario exclusivo administrador para configuración y desarrollo. 
  • Colaboración del Personal de IT del Cliente: Es indispensable la participación activa del personal de IT del cliente para definir cualquier restricción aplicable a los procesos de manejo de la información.
  • Alcance del Proyecto: Este proyecto se limita estrictamente a lo especificado, definido, documentado y aprobado en este documento. Cualquier solicitud de información adicional o funcionalidad no incluida será tratada como un cambio de alcance y estará sujeta a evaluación y aprobación adicionales.
  • Variación de Horas de Trabajo: Las horas de trabajo estimadas están basadas en las consideraciones actuales del proyecto. Cualquier variación significativa estará sujeta a aprobación y documentación formal por parte del cliente.
  • Trabajos o Funcionalidades Adicionales: No se realizarán trabajos o funcionalidades que no estén incluidos en los planes de trabajo acordados sin la aprobación explícita del responsable del proyecto por parte del cliente. Cualquier trabajo adicional detectado necesitará un requerimiento formal por parte del cliente y será considerado como un trabajo adicional, con los respectivos ajustes en tiempos y costos.
  • Entrega y Recepción de Documentos/Entregables: Los documentos y entregables serán recibidos por el responsable del proyecto del cliente. Cualquier observación o corrección debe comunicarse dentro de las 72 horas siguientes a su entrega. Observaciones realizadas después de este período serán atendidas bajo las garantías de los trabajos realizados.
  • Partner Oficial: Para garantizar la implementación y soporte óptimos de Odoo, Realhost debe ser oficialmente reconocido como el partner exclusivo. En caso de no ser actualmente el partner oficial, será necesario completar y enviar un formulario de cambio de partner a Odoo.
  • Horarios de Atención: Nuestros servicios están disponibles de lunes a viernes, en dos jornadas: de 9am a 1pm y de 3pm a 6pm. Los sábados, domingos y días festivos oficiales no se labora, asegurando así el bienestar de nuestro equipo. Además, nos reservamos la posibilidad de asignar ciertos días laborables para juntas internas, capacitaciones, reuniones o seminarios que son esenciales para mejorar nuestras competencias y calidad de servicio. En tales casos, nos comprometemos a comunicarlo con anticipación, minimizando cualquier inconveniente y asegurando una atención continua y eficaz.
  • Visitas Presenciales: Dado que este proyecto está diseñado para llevarse a cabo principalmente de manera virtual, reconocemos que podrían presentarse situaciones excepcionales que justifiquen la necesidad de una visita presencial a las instalaciones del cliente. Para gestionar eficazmente estas situaciones, aplicaremos las siguientes condiciones:
      • Solicitud Expresa del Cliente: Una visita presencial solo se considerará si es solicitada expresamente por el cliente para atender necesidades específicas que no puedan ser resueltas virtualmente. Dicha solicitud debe ser formalizada por escrito y contar con la aprobación mutua antes de proceder con cualquier desplazamiento.
      • Evaluación y Aprobación: Cada solicitud de visita presencial será evaluada individualmente, tomando en cuenta la necesidad, el impacto y la logística de la visita. La aprobación dependerá de la disponibilidad del equipo y las restricciones de viaje aplicables.
      • Costos Asociados y Tiempo de Traslado: Al momento de solicitar una visita presencial, se entiende que el cliente aprueba automáticamente los costos que esta conlleve, como son el transporte, alojamiento, viáticos, y el tiempo de traslado, que se contabilizará dentro de las horas contratadas para el proyecto. La solicitud de una visita implica directamente la autorización de estos costos sin necesidad de confirmaciones adicionales.
      • Planificación y Coordinación: En caso de una visita presencial aprobada, se coordinará detalladamente con el cliente para maximizar la productividad de la visita, definiendo una agenda clara de actividades y objetivos a alcanzar durante el tiempo en sitio.


TIEMPO FACTURABLE

  • Análisis y Comprensión de Procesos Empresariales: Tiempo empleado en entender en detalle los procesos empresariales del cliente para asegurar una implementación adecuada de la base de datos.
  • Desarrollo, Configuración y Personalización: Incluye la programación, ajuste de módulos, configuración de modelos como rutas de inventario, términos de pago, almacenes, y otras personalizaciones específicas requeridas por el cliente.
  • Capacitación y Recursos Educativos: Preparación y ejecución de sesiones de formación, así como la dirección a recursos existentes para el uso eficiente del software.
  • Importación de Documentos: Actividades relacionadas con la importación de documentos clave a la base de datos del cliente, asegurando la correcta migración de datos existentes.
  • Asesoría sobre Configuraciones: Orientación acerca de la configuración óptima dentro de aplicaciones o bases de datos para maximizar la utilidad del sistema.
  • Soporte Técnico y Resolución de Problemas: Incluye la asistencia técnica, resolución de dudas o problemas específicos, y cualquier intervención en servidores del cliente o implementaciones de Odoo.
  • Intervenciones en Cuentas Externas: Soporte y configuración relacionados con cuentas externas integradas (como Stripe o UPS, etc.).
  • Pruebas y Validación: Verificación de la funcionalidad, rendimiento y seguridad del sistema, incluidas las personalizaciones y desarrollos específicos realizados por Odoo o terceros.
  • Documentación y Comunicación: Creación de documentación pertinente y participación en reuniones/juntas para discutir avances, ajustes y decisiones críticas del proyecto.
  • Visitas Presenciales (si aplicable): Si se acuerda una visita presencial, el tiempo dedicado, incluyendo el traslado, será contabilizado como parte de las horas facturables.
  • Atención Telefónica / WhatsApp / Skype / Mensajería Instantánea: El tiempo dedicado a la atención telefónica o comunicaciones por WhatsApp relacionadas con el proyecto se considerará facturable en bloques de 15 minutos. Para una gestión más eficiente de consultas y seguimiento, se sugiere a los clientes levantar un ticket a través de los canales formales establecidos.
  • Levantamiento de Requerimientos o Análisis de Brecha: Esencial para personalizar Odoo según las necesidades del cliente.
  • Despliegue de Instancias de Odoo en la Nube: Para configurar el entorno de software adecuadamente.
  • Configuraciones y Desarrollos Adicionales: Necesarios para adaptar Odoo a los procesos empresariales específicos.
  • Entrenamientos a Usuarios Claves: Capacitación para el uso eficaz de Odoo.
  • Documentación de los Requerimientos Entregados: Para facilitar la referencia y el soporte futuro.
  • Soporte Funcional/Técnico Post-Implementación: Para resolver dudas o problemas durante el uso productivo del sistema.